Teletrabajo

Guía Rápida para mover una Pyme al Teletrabajo

Debido a la crisis del Coronavirus, para poder seguir dando servicio y, al mismo tiempo, proteger a los trabajadores con el distanciamiento social y el aislamiento en casa, es aconsejable transferir la mayor cantidad posible de trabajadores al teletrabajo (preferiblemente a todos). Para ello hemos escrito este wiki, pensando en las microempresas principalmente.

No todas las empresas pueden hacerlo; los talleres y fábricas obviamente no; pero en el sector servicio y caso a caso esta puede ser una buena alternativa.

Los autónomos ya practican el teletrabajo mayoritariamente, pero siempre pueden coger ideas.

Cuestiones previas

Es importante que la empresa pueda localizar a sus empleados; para ello, es importante que tenga disponible la dirección donde resida, teléfono fijo y móvil.

Si se van a utilizar los móviles privados de los empleados es conveniente tener permiso de antemano y correr con todos los gastos. Si los números de móvil pueden ser difundidos entre los empleados también es conveniente también obtener permiso a priori. Esta es una situación de emergencia y todos estamos dispuestos a dar el 110%.

Tanto la empresa como los empleados deben tener internet; y los empleados, ordenador en casa.

Telefonía

La centralita Telefácil ha sido diseñada desde el principio con la flexibilidad en mente. Más información en Centralita.

Si usted es cliente y ya utiliza voip o móviles, lo único que tiene que hacer es llevárselos a casa. Si tiene teléfonos voip de sobremesa al llegar a casa y no funcionasen, compruebe que están en DHCP (en vez de IP fija). Otra opción antes de sacarlos de la oficina es ver si están en DHCP o IP fija, y, si están en fija, anotar las IPs (para la vuelta) y ponerlos en DHCP. Mas informción en Voip. Los empleados realizarán las llamadas intraoficina como siempre.

Si usted es cliente pero usa la telefonía fija lo mejor es desviar las llamadas a los móviles de sus empleados y comprarse un bono de llamadas. Los empleados pueden llamarse entre ellos con los móviles. Para evitar costes a los empleados y para evitar que las llamadas a los clientes se vea el número de móvil de los empleados se pueden bajar nuestra app Llamada Duocom llamar sin coste en su móvil y ponerla en modo callback y máscara el número de la centralita.

Si usted no es cliente, puede darse de alta, escoger un número para su centralita, crear las extensiones y desvíar las llamadas a los móviles de sus empleados, como en el párrafo anterior. Tiene que desviar las llamadas de su número original fijo a su nuevo número de centralita Telefácil; cuando todo esté funcionando bien, puede portar el número de teléfono a Telefácil, ya que le permite más llamadas entrantes.

En un segundo paso puede mover a sus empleados a tecnología voip.

Si las llamadas a móviles de los empleados no son factibles (o son números internacionales) puede darle un número virtual y acceso (a través de usuarios) a cada empleado a su NV para los desvíos.

Tanto en centralita como en número virtual puede personalizar los mensajes de voz que escucharán sus llamantes en este período especial, como el mensaje de bienvenida de la Centralita o el mensaje de buzón de voz. Puede ver la sección Voz de la centralita para más información.

Informática

ATENCIÓN: Los productos de esta sección no pertenecen a Telefácil ni a Duocom Europe S.L. Su información en este artículo es para ayudar a nuestros clientes y público en general, pero no nos hacemos responsables de su uso ni damos servicio técnico sobre ellos. Principalmente trabajamos con nuestros ordenadores. Si hay mucho papel que necesita ser consultado el dueño de la empresa puede llevárselo a casa o únicamente él o ella acudir a la oficina.

La información que necesitamos para trabajar con el ordenador puede estar on-line o en la nube o físicamente en el ordenador.

Gmail o CRMs como Zoho o Teamleader están en la nube y pueden ser accesibles (según los permisos) desde cualquier ordenador. Muchas empresas pueden tener tecnologías propietarias basadas en protocolos web. Con este tipo de aplicaciones el ponerse a trabajar es casi inmediato.

Cuando hace falta acceder al ordenador remotamente lo mejor es tecnología basada en VNC que desarrolló AT&T a finales de los 90s. Existen aplicaciones de código abierto como TightVNC o TigerVNC pero realmente para la mayoría de los usuarios lo mejor es usar programas comerciales (basados en VNC) que permiten su uso personal: Teamviewer y AnyDesk.

Es importante tener presente que el ordenador del trabajo nunca se ha de apagar. Nunca hay que darle al cerrar a windows/mac. Se cierra la aplicación remota.

Tanto Teamviewer como Anydesk pueden ser instalados o ejecutados una vez. En el ordenador de la oficina que va a ser controlado remotamente instálelo de manera que, si se apaga, se ejecute automáticamente cuando se vuelva a encender. La aplicación puede ejecutarse sin instalarse en el ordenador de casa.

Teamviewer

https://www.teamviewer.com/es/
Es el más desarrollado de los dos, pero es mucho más estricto en el uso no comercial (siendo bastante cara la licencia). También tiene muchas versiones que no son compatibles entre sí e insiste en que use siempre la última versión y no trabajar con las anteriores. Si este es su programa, adelante; si no, mejor el siguiente.

AnyDesk

https://anydesk.com/es
Más nuevo que el anterior. Funciona muy bien y tiene menos problemas con versiones o con el uso no comercial.

Está pensado para que te tengan que dar acceso cada vez, es decir, que haya alguien en el ordenador a ser controlado. Para poder controlarlo remotamente hay que crearle una contraseña y dar permiso.

Debemos ir a la configuracion --> Seguridad y Desbloquear la seguridad.
/*[Archivo:anidesk_desbloquear.jpg]]*/

Debemos poner una contraseña (ojo con la contraseña) en "Acceso no presencial" y darle permiso para 'Permitir siempre solicitudes de conexión'.
//

En el de casa, en Otro puesto de Trabajo le ponemos en número que nos dio el de la oficina.

Intercomunicación

ATENCIÓN: Los productos de esta sección no pertenecen a Telefácil ni a Duocom Europe S.L. Su información en este artículo es para ayudar a nuestros clientes y público en general, pero no nos hacemos responsables de su uso ni damos servicio técnico sobre ellos.

De vital importancia es la comunicación interna de la empresa y no solo mediante llamadas. La mensajería instantánea suple esta necesidad. Hay dos plataformas de sobra conocidas: Whatsapp y Telegram. Ambas permiten mensajes y llamadas (y Whatsapp además tiene videoconferencias).

Ambas también necesitan de la información de los móviles para añadirlos a contactos.

Y ambas tienen una opción web que permite trabajar cómodamente desde un navegador web (mucho mejor implementada en Telegram, que además cuenta con versión nativa para Windows y macOS). Quizás si sus empleados utilizan Whatsapp de forma personal, Telegram puede ser utilizada para la empresa a modo de diferenciación.

Para comunicaciones de grupos de trabajo mayores también existe Slack, que es una aplicación similar basada en web.

Y por último para conferencias la aplicación más usada es Skype, no sólo videoconferencias sino conferencias con teléfonos móviles o fijo (con coste).

Reloj Laboral

Una vez que los empleados pueden trabajar desde casa es buena idea tener una herramienta de control horario:
Reloj Laboral, un servicio de Telefácil permite el control horario desde casa.

No solo es importante en sí, sino que en una organización dispersa de teletrabajo ayuda psicológicamente a los trabajadores a sentirse estructurados, al mismo tiempo que a la empresa a cubrirse frente a una inspección de trabajo en el futuro.