Usuarios de Reloj Laboral

Los trabajadores que usarán el sistema son usuarios de Telefácil que tienen activado el reloj laboral.
Hay un usuario ya activado que es el administrador de la cuenta. Este usuario puede ser usado en el reloj. Lo mejor es ir creando los nuevos usuarios. Tantos como hagan falta.

Administrador

El administrador es creado de forma automática al activar el Reloj Laboral. También puede fichar aunque se recomienda para empresas tener una cuenta aparte sólo para administrar. Gestiona los usuarios.

El administrador puede asignar entre los empleados a subadministradores para que sean estos últimos los que lleven el control del registro de trabajo de los usuarios. Los sudministradores puede crear nuevos empleados para el reloj, modificar los existentes y realizar las configuraciones en horarios, calendarios y preferencias de los empleados o grupo.

Además del subadministrador, el administrador puede dar permiso a uno o varios empleados como responsables de grupo. El responsable de grupo tiene control solo sobre los empleados del grupo en cuestión para mayor control de asistencia.

Nuevo Usuario

Hay tres formas de crear un usuario desde el panel web o desde el acceso de la app móvil: - Crear nuevo usuario, el administrador introduce los datos de cada empleado de forma individual: nombre, DNI, correo y teléfono. - Importar los contactos de un Excel, hay un archivo de ejemplo para añadir los correos y los datos de todos los empleados y subir los datos de forma masiva. - Enviar invitaciones vía email para que sean ellos quienes rellenen sus datos.

Al crear un usuario nuevo debemos introducir su correo electrónico, este correo es su cuenta de usuario y debe ser único (cada empleado el suyo). Se le enviará un correo para que valide la cuenta y los datos de su contraseña.

El nombre y apellidos son obligatorios.
El teléfono es opcional pero recomendable. Es útil para alguna forma de fichar, puesto que necesitan identificar el número de teléfono del empleado.
El NIF/NIE son el ID del empleado. En España se denominan así pero se puede poner el del país que deba ser. No es obligatorio, pero si muy recomendable y necesario en España para que el control de horas trabajadas tenga validez.

Aparece la foto (o una imagen gris si no hay foto) al lado del usuario. Una vez el usuario ha validado el email desaparecerá el sobre rojo, y aparecerá un círculo rojo si no está trabajando o un círculo verde si lo está.

Si el administrador en lugar de crear él los usuarios les manda invitaciones serán ellos mismos los que rellenen sus datos.

Edición del usuario

Si pinchamos en el nombre del usuario podemos editar los datos que tenemos o subir una foto. Así como modificar su correo electrónico.

Horarios

Seleccionando el icono de "Horarios"
nos encontramos con el panel donde se define los Tipos de Horarios de este trabajador, así como el tiempo de descanso de forma automática y el tiempo de gracia para fichar.
Existe una ayuda dentro de la página con el botón de interrogación.

Inicialmente tendremos dos opciones SIN HORARIO/CON HORARIO


Si le damos a opciones avanzadas podemos copiar el horario de otro trabajador, lo cual ahorra tiempo.

Si nuestro trabajador tiene horario definido, seleccionaremos CON HORARIO y pulsaremos + para añadir el horario. Ya sea de jornada partida, intensiva, rotativa, o por fechas concretas.

En el caso de jornada partida, crearemos los días por duplicado poniendo en primer lugar el primer tramo de jornada, y en segundo lugar el segundo tramo.

En el caso de jornada intensiva, crearemos solo un tramo horario por día.

Y en el caso de que tengamos un horario por semanas, o turnos rotativos, podremos definir rango por fechas.

Desactivar o Borrar Usuarios

El empleado desactivado (pausado) no puede registrar la jornada laboral pero sus datos y reportes permanecen almacenados. Puede volver a reactivar al empleado cuando lo desee. Los usuarios desactivados contabilizan como un usuario más en su panel y en la cuota mensual.

En la opción de "Eliminado", el empleado se borra por completo, incluyendo todos sus datos, horarios y reportes laborales de forma definitiva. Recuerde guardar los reportes del empleado antes de eliminarlo.

La opción más recomendada es la desactivación de los empleados para evitar el borrado definitivo. Esta opción es utilizada por ejemplo en caso especiales como ERTE.

Calendario Laboral

Seleccionando el icono de Calendario:
Nos lleva al calendario de este trabajador. Sirve para los festivos, bajas, días propios o vacaciones del trabajador. Elegir el año y después por semana (apretando la s a la izquierda) o por día lo marcamos con una de la opciones anteriores.
Para ahorrar tiempo se puede copiar con opciones avanzadas de otro trabajador.

El trabajador desde el calendario de la app podrá solicitar días de vacaciones, e incluso indicar bajas. La solicitud de vacaciones por ejemplo le llega al administrador por email y este puede responder aceptando dichas vacaciones o rechazándolas.

Preferencias

Apretando
entramos en las preferencias del usuario. Aquí tenemos opciones para permisos, notificaciones, geolocalizaión y diversas más. Hay ayuda en las principales opciones.

Otros

También podemos ver los Reportes, crear anotaciones, cambiar la contraseña o borrar el usuario.

Las anotaciones se pueden realizar tanto en el panel de administrador como desde la app de usuario.

En las anotaciones podremos indicar si a un trabajador se le ha olvidado fichar, si se ha indispuesto durante la jornada, etc. Si es el administrador quien la realiza al usuario le llega un correo-e con la anotación, y si es el usuario quien la realiza le llega un correo-e con la anotación al administrador.

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Indice

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