Ejemplo 3.ct

De Telefacil
Saltar a: navegación, buscar

Con menú de una sola raíz (centralita con menú telefónico)



María perez es una autónoma que tiene la actividad de Venta de Complementos al por mayor. Trabaja sola y siempre ha sabido que la imagen que se le da al cliente es muy importante para el futuro de la empresa, por lo que se preocupa en hacer que cuando el cliente llame, perciba la profesionalidad y seriedad que ella quiere transmitirles.

Por este motivo tiene una Centralita con menú telefónico (de una sóla raíz), la cual hace que cuando el cliente llame escuche una locución que le da la bienvenida y le va indicando los dígitos a pulsar para ponerse en contacto con cada sección de departamento.

Con este tipo de Centralita, el cliente cuando llama no puede pulsar directamente una extensión, sino que tiene que esperar a escuchar las opciones que le da la locución para pulsar un dígito.

María Perez tiene creados tres departamentos: Pedidos, Administración y Atc.Cliente, (algunos con varias secciones). En todos ellos contesta siempre ella en su teléfono móvil, por lo que, antes de contestar cada llamada, necesita saber con qué departamento quiere hablar el cliente, para saber cómo saludarle y atenderle (ejemplo:"Dpto.Atc.al cliente, ¿en qué puedo ayudarle?").

Su centralita también está configurada para enviar automáticamente por fax, el catálogo de ventas, a los clientes que así lo deseen, sin necesidad de contactar con ella antes.


Cuando los clientes llaman a su empresa, escuchan lo siguiente:

"Ha contactado con "Marper Complementos" por favor, para contactar con Pedidos pulse "1", con Administración pulse "2", Atención al cliente pulse "3" y para recibir catálogo de venta en su nº de fax, por favor pulse 4".


- Si pulsamos "1" se escucha -> "para hablar con Comercial pulse "1", Realizar pedido pulse "2", para volver al menú anterior pulse "9""

- Si pulsamos "2" se escucha -> "para hablar con Facturación pulse "1", Devoluciones "2" para volver al menú anterior pulse "9"".

- Si pulsamos "3" se escucha -> "estamos transfiriendo su llamada, por favor, espere".

- Si pulsamos "4" se escucha -> "marque su nº de fax para recibir la información o marque "estrella" para volver al menú principal".



Cuando sus clientes llaman y pulsan la opción "1" pedidos > "2" Realizar pedido, escuchan una locución que les pide que graben su mensaje indicando las referencias de los artículos que desean adquirir, seguido de las cantidades de los mismos y por último sus datos personales para ponerse en contacto con ellos. Con esta opción, María evita la perdida de tiempo y gestiona sus pedidos posteriormente con tranquilidad. Los mensajes los recibe en su correo electrónico directamente.



Forma de crearlo :


NOTA: Lo ideal para crear este modelo de centralitas, es realizar antes que nada un boceto de la misma; con todas sus extensiones, departamentos y secciones de departamento.

Esta la hemos creado en base a este boceto:

Boceto centralita menú 1 raíz.png



Configuración paso a paso:

  • Lo primero será dar de alta a un nº de centralita. Ver Alta de la centralita.
  • También tendremos que tener dado de alta un número de Fax virtual (para poder crear una ext.fax). Ver Alta del fax.

Una vez dados de alta, podremos ver nuestros nuevos nºs en la parte izquierda de la pantalla.



Crear extensiones (Normales)

- Al finalizar el alta de un nº de centralita, siempre por defecto, el Sistema nos lleva directos a "creación de extensiones". Esta pestaña la podemos encontrar en: Configuración >> Extensiones.


- Ahora tendremos que crear cada una de las extensiones para los departamentos. (Ext.80,81,82,83,84)

  • Dejamos seleccionado el tipo de extensión "Normal". (1º)
  • Insertar el nº de la extensión a crear y el nombre de la misma. (2º)
  • Insertar un PIN para la extensión. Confirmarlo. (3º)
  • Pinchar en botón GUARDAR.(4º)

Ct.menú una raíz1.png

Extensión de fax

Ahora tendremos que crear una extensión de fax, para poder realizar envíos del catálogo de ventas (pdf) cada vez que clientes pulsan la opción telefónicamente. (Ext.85)

  • Seleccionar el tipo de extensión "con fax". (1º)
  • Insertar el nº de la extensión a crear y el nombre de la misma. (2º)
  • En este tipo de extensión no se pide PIN.
  • Pinchar en botón GUARDAR.(3º)

Ct.menú una raíz.2.png



- Ahora tendremos que subir el fichero que queremos que reciban los clientes por fax. (Siempre Pdf)

  • Picar en botón EXAMINAR para buscar el fichero en el PC y subirlo.
  • Click en el botón FINALIZAR.

Ct.menú una raíz3.png

Configurar desvíos de extensiones

- Ahora configuraremos los desvíos de cada extensión (teléfonos donde contestan las llamadas).

- Configurar desvíos para ext.80,82,83 y 84.

  • Picar en extensión nº.......

Ct.menú una raíz4.png



  • Picar en DESVÍOS.

Ct.menú una raíz5.png



  • Insertar números o números de teléfono/s donde se contestarán las llamadas enrantes.
  • Click en botón GUARDAR.

Ct.menú una raíz6.png




Repetir los pasos de las tres imagenes anteriores, con cada una de las extensiones (82,83 y 84).

Creación de Menú telefónico (de una sola raíz)

  • Picar en CONFIGURACIÓN.

Ct.menú una raíz7.png



  • Picar en la pestaña MENÚ TELEFÓNICO.

Ct.menú una raíz8.png



  • Confirmar que está seleccionada la casilla de "con una sola raíz"
  • Click en botón GUARDAR.

Ct.menú una raíz9.png



- El Menú telefónico parte del icono de "la casita".

- Ahora tendremos que insertar el primer subelemento.

  • Picar en el icono "Icono "+" color verde.png" que encontramos junto a "la casita".

Ct.menú una raíz10.png



- Al picar en el icono se nos despliega un recuadro en el que tendremos que seleccionar:

  • Como "Tipo" seleccionar "Submenú". (1º)
  • En "Dígito" desplegar y seleccionar el "1". (2º)
  • Click en botón GUARDAR

Ct.menú una raíz11.png



  • Picar en el icono "Icono "+" color verde.png" que encontramos junto a la carpeta del "Submenú > 1" que hemos creado anteriormente.

Ct.menú una raíz12.png



- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

  • Tipo: "Acceso a extensión". (1º)
  • Dígito: "1". (2º)
  • Apunta a: "ext.80". (3º)
  • Click en botón GUARDAR. (4º)

Ct.menú una raíz13.png



- Volvemos a picar en el icono "Icono "+" color verde.png" que encontramos junto a la carpeta del "Submenú > 1"

Ct.menú una raíz14.png



- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

  • Tipo: "Acceso a extensión". (1º)
  • Dígito: "2". (2º)
  • Apunta a: "ext.81". (3º)
  • Click en botón GUARDAR. (4º)

Ct.menú una raíz15.png



- Ahora procederemos a crear el "Submenú > 2".

  • Picar en el icono "Icono "+" color verde.png" junto a la casita.

Ct.menú una raíz16.png



- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

  • Tipo: "Submenú". (1º)
  • Dígito: "2". (2º)
  • Click en botón GUARDAR. (3º)

Ct.menú una raíz17.png



  • Picar en el icono "Icono "+" color verde.png" que encontramos junto a la carpeta del "Submenú > 2" que hemos creado.

Ct.menú una raíz18.png




- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

  • Tipo: "Acceso a extensión". (1º)
  • Dígito: "1". (2º)
  • Apunta a: "ext.82". (3º)
  • Click en botón GUARDAR. (4º)

Ct.menú una raíz19.png



- Volvemos a picar en el icono "Imagen:icono "+" color verde.png" que encontramos junto a la carpeta del "Submenú > 2".

Ct.menú una raíz20.png



- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

  • Tipo: "Acceso a extensión". (1º)
  • Dígito: "2". (2º)
  • Apunta a: "ext.83". (3º)
  • Click en botón GUARDAR. (4º)

Ct.menú una raíz21.png



- El siguiente paso será crear el "Submenú > 3". Pero en este caso irá directo a una extensión, por lo que no crearemos "Submenú" sino "Acceso a extensión".

  • Picar en el icono "Icono "+" color verde.png" junto a la casita.

Ct.menú una raíz22.png



- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

  • Tipo: "Acceso a extensión". (1º)
  • Dígito: "3". (2º)
  • Apunta a: "ext.84". (3º)
  • Click en botón GUARDAR. (4º)

Ct.menú una raíz23.png



- Ya sólo nos queda crear la última opción del menú principal. En este caso también crearemos un "Acceso a extensión".

  • Picar en el icono "Icono "+" color verde.png" junto a la casita.

Ct.menú una raíz24.png



- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

  • Tipo: "Acceso a extensión". (1º)
  • Dígito: "4". (2º)
  • Apunta a: "ext.85". (3º)
  • Click en botón GUARDAR. (4º)

Ct.menú una raíz25.png



- La opción "9" no es necesario que la creemos en el menú porque es una configuración que posee el Sistema por defecto. Al pulsar "9" siempre nos lleva al menú anterior.

- NOTA: Para que funcione el menú telefónico, una vez creado, tendremos que subir las locuciones en "la casita" y "las carpetas".

Locuciones para menú telefónico

- Comencemos subiendo la locución de "la casita" (que será la primera que escuche el llamante).

  • Picar en el icono "Icono altavoz.png", para subir la locución.

Ct.menú telef.una raíz26.png



  • Picar en "Examinar" para buscar el fichero de audio en el PC. (1º)
  • Seleccionar el tipo de fichero. (2º)
  • Click en botón SUBIR. (3º)

Ct.menú telef.una raíz27.png



- Ahora tendremos que subir el mensaje para los Submenús.

  • Picar en el icono "Icono altavoz.png" del Submenú > 1.

Ct.menú telef.una raíz28.png



  • Picar en "Examinar" para buscar el fichero de audio en el PC. (1º)
  • Seleccionar el tipo de fichero. (2º)
  • Click en botón SUBIR. (3º)

Ct.menú telef.una raíz29.png



- Por último, seguir los pasos de las dos imágenes anteriores para subir el mensaje del Submenú > 2.



Locución de aviso

La locución de aviso tenemos que activarla en cada una de las extensiones que contestan llamadas (ext.80,82,83 y 84).


  • Picar en la primera extensión a configurar.

Ct.menú telef.una raíz30.png



  • Picar en la pestaña de DESVÍO.

Ct.menú telef.una raíz31.png



  • Pinchar en OPCIONES AVANZADAS.

Ct.menú telef.una raíz32.png



  • Seleccionar la casilla de "Activar la locución de aviso"
  • Click en botón GUARDAR.

Ct.menú telef.una raíz33.png



- Realizar los pasos de las cuatro anteriores imagenes con cada una de las extensiones que contestan llamadas (80,82,83 y 84).

- Una vez activada, se subirá automáticamente la locución estandar, por lo que al descolgar la llamada escucharíamos "Mi Oficina Web}" y seguido nos quedamos hablando con el llamante. Pero en este caso lo que queremos es diferenciar desde qué extensión nos está llegando la llamada, por lo que necesitamos subir una locución diferente para cada una.

Voz (subir "locución de aviso" personalizada)

Para subir mensajes de voz tendremos que ir a la pestaña de VOZ.

- Tendremos que subir, uno a uno, los mensajes para cada extensión.


  • Picar en CONFIGURACIÓN

Ct.menú una raíz34.png



  • Pinchar en la pestaña VOZ.

Ct.menú una raíz35.png



  • Picar en EXAMINAR para buscar el fichero de audio en el PC. (1º)
  • Seleccionar el tipo de fichero. (2º)
  • Desplegar la barra de "Destino" y seleccionar "Locución de aviso". (3º)
  • Seleccionar la extensión a la que está destinado. (4º)
  • Click en botón SUBIR. (5º)

Ct.menú una raíz36.png



- Recordar realizar los pasos de las tres anteriores imágenes con cada una de las extensiones que contestan llamadas.


Opciones de buzón de voz (para que no se realice desvíos)

- Con esta configuración lo que pretendemos es que el sistema "no realice desvío de llamada" a nigún teléfono, cuando el llamante pulsa dígito para hablar con la extensión que queremos que tenga esta opción.

NOTA:El Sistema, por defecto, si no insertamos números telefónicos en las casillas de la pestaña de "Desvío", redirecciona todas las llamadas al buzón de voz.

Pero en este caso, aún así, veremos de qué forma se configura para que se realice esta acción por orden directa.

- En este ejemplo, esta configuración la haremos sólo para la ext.81.

  • Picar en la ext.81

Ct.menú una raíz37.png



  • Picar en la pestaña de DESVÍOS.

Ct.menú una raíz38.png



  • Picar en OPCIONES DE BUZÓN.

Ct.menú una raíz39.png



  • Seleccionar la casilla de "Enviar directamente al buzón..."
  • Click en botón GUARDAR.

Ct.menú una raíz40.png

Voz (subir locución "Buzón de voz")

Una vez activado el buzón de voz de la ext.81, subiremos el mensaje de voz que queremos que escuchen las llamadas que lleguen a esa extensión.

Ir a la pestaña de Voz. Subir solamente para extensión 81


  • Picar en CONFIGURACIÓN.

Ct.menú una raíz41.png



  • Picar en la pestaña VOZ.

Ct.menú una raíz42.png



  • Picar en "Examinar" para buscar el fichero de audio en el PC. (1º)
  • Seleccionar el tipo de fichero. (2º)
  • Desplegar la barra de "Destino" y seleccionar "Buzón de voz". (3º)
  • Seleccionar la ext.81. (4º)
  • Click en botón SUBIR. (5º)

Ct.menú una raíz44.png

Voz (subir locución "Durante el desvío")

Ya que anteriormente estabamos configurando mensaje de buzón de voz y nos hemos quedado en la ventana de VOZ, aprovecharemos para subir seguidamente la locución "Durante el desvío"

Esta locución no es necesario activarla en ningún otro sitio, solamente subiendo su locución quedará activada.


- Activaremos esta opción sólo para la ext.84.


  • Picar en "Examinar" para buscar el fichero de audio en el PC. (1º)
  • Seleccionar el tipo de fichero. (2º)
  • Desplegar la barra de "Destino" y seleccionar "Durante el desvío". (3º)
  • Seleccionar la ext.84. (4º)
  • Click en botón SUBIR.

CT.menú una raíz43.png




Recibir mensajes de voz en correo electrónico.

Para ello tendremos que configurar la extensión 81. Ir a la pestaña "Avisos"


  • Picar en la extensión.

Ct.menú una raíz45.png



  • Picar en la pestaña AVISOS.

Ct.menú una raíz46.png



  • Insertar la dirección de correo electrónico donde queremos recibir los mensajes del buzón de voz. (1º)
  • Seleccionar la casilla de "Adjuntar mensaje de buzón.......". (2º)
  • Click en botón GUARDAR. (3º)

Ct.menú una raíz47.png






Indice

Portada >> Ejemplos >> Ejemplo 3.ct

Portada >> Oficina Virtual >> Número Virtual >> Ejemplos >> Ejemplo 3.ct

Portada >> Oficina Virtual >> Centralita >> Ejemplos >> Ejemplo 3.ct

Portada >> Oficina Virtual >> Fax >> Ejemplos >> Ejemplo 3.ct